Les Subventions de la Ville de Roubaix

Inscrite dans la démarche Zéro déchet, la Ville de Roubaix s’efforce de montrer l’exemple. Pour les associations, cela se concrétise par des démarches à effectuer en ligne (demande de subvention, inscription, dépôt de documents…). Des modèles types sont la plupart du temps proposés, il suffit de les télécharger, les remplir et les reposter directement sur le site.

Afin de simplifier encore plus les démarches, les dossiers sont pré remplis pour les associations avec lesquelles la Ville a déjà eu des contacts.

Au final, des démarches simplifiées, moins de papier et des accusés de réception automatique vous permettant d’être sûr de vos envois !

L’association qui souhaite déposer une demande devra obligatoirement posséder une adresse mail qui permettra notamment d’obtenir l’accusé de réception, de complétude…

Déposer une demande de subvention de fonctionnement

Chaque année, entre le 15 juin et le 15 septembre, les associations peuvent déposer une demande de subvention de fonctionnement pour l’année N+1. Elles devront remplir un dossier et déposer différentes pièces (compte d’exploitation, compte-rendu d’AG, projet associatif…).

Les étapes d’instruction de la demande

Après le dépôt d’une demande de subvention de fonctionnement, le dossier suivra 2 procédures. Elle sera étudiée en parallèle sur le fond et sur la forme.
 
Le service thématique de l’association, en lien avec l’élu de référence, étudiera la demande sur le fond : bienfondé de la demande, étude de l’intérêt local, montant de subvention envisageable…
 
Le service Vie associative étudiera la demande sur l’angle administratif et juridique : dossier complet, mentions réglementaires dans les pièces du dossier, déclaration préfecture…
 
Pour une meilleure instruction possible, il est important que les dossiers déposés par les associations soient complets et les pièces jointes de bonne qualité.
 
Les services de la Ville sont susceptibles de demander des pièces complémentaires à l’association afin de mener une étude la plus fine possible.
 
Cette instruction se terminera lors du vote des subventions proposées, en général, lors du Conseil Municipal de mars de l’année N+1.

Attention : Pour une meilleure instruction possible, il est important que les dossiers déposés soient complets et les pièces jointes de bonne qualité.

Les critères d’évaluation

Chaque service de la Ville possède ses propres critères d’attribution selon l’activité des associations. Mais pour toutes les demandes, la Ville apporte une attention toutes particulières aux critères suivants :
 
- Une année d’existence au moins de l’association
- Complétude et qualité des dossiers
- Qualité de la gestion financière de l’association
- Mise en place d’indicateurs d’évaluation des actions
- Recherche de financement diversifié.

Important : Instaurer une culture de partenariat est un enjeu essentiel, pour affirmer l’importance d’une action cohérente entre la Ville et les associations, au service de besoins identifiés et donc d’objectifs partagés. Cela se traduira notamment à travers la réalisation de conventions d’objectifs et moyens pluriannuelles. Elles sont obligatoires au-delà de 23 000 € de subvention dans l’année.

Les informations et documents à préparer

Avant de commencer le dépôt d’un dossier, il est important d’avoir toutes les informations demandées et toutes les pièces à joindre sous format dématérialisé (de préférence format Word, Excel, pdf, rtf…- Zip interdit pour des raisons de sécurité). Pour faciliter l’enregistrement, la taille de chaque document ne doit pas dépasser 5 mégas (comme pour un mail) et le total des pièces doit être de 20 mégas maximum.

Les modifications éventuelles

Pour les associations ayant déjà déposé une demande les années précédentes, il ne faut pas oublier de mentionner toutes les informations qui auraient pu évoluer depuis la dernière demande :
- Statuts (objet, statuts, adresse…)
- Adresse, téléphone, mail de l’association et du contact (personne chargée du dossier au sein de l’association), numéro de Siret et code NAF / Waldeck
- Composition du bureau ou conseil d’administration avec adresse, téléphone, mail…
- Affiliation ou agrément…
 
Renseignements à modifier chaque année :
- Nombre d’adhérents total
- Cotisation annuelle moyenne
- Nombre de Roubaisiens
- Nombre de bénévoles
- Nombre de salariés, dont les contrats aidés, ainsi que la rémunération des 5 postes les plus élevés…

Pièces à joindre obligatoires

Avant de commencer le dépôt d’un dossier, il est important d’avoir toutes les informations demandées et toutes les pièces à joindre sous format dématérialisé (de préférence format Word, Excel, pdf, rtf…- Zip interdit pour des raisons de sécurité). Pour faciliter l’enregistrement, la taille de chaque document ne doit pas dépasser 5 mégas (comme pour un mail) et le total des pièces doit être de 20 mégas maximum.

Pièces à joindre si modification

Nouveaux statuts de l’association
- Récépissé de déclaration en Préfecture
- Extrait de publication au Journal Officiel

Modèles des documents à fournir pour les demandes 2019

Une fois les renseignements et les documents préparés sous format dématérialisé, il suffit de se laisser guider en remplissant chaque champ obligatoire dans le dossier dématérialisé.

Déposer une demande de subvention exceptionnelle

Une association qui porte un projet exceptionnel, une activité ponctuelle… peut en cours d’année déposer une demande de subvention exceptionnelle, à la différence d’une demande de subvention de fonctionnement qui est cadrée dans le temps.

Attention

Les délais d’instruction d’une demande sont longs (étude du dossier, demande de renseignements complémentaires éventuellement, passage en commission associative, vote lors du Conseil Municipal qui se réunit 4 fois /an…), il faut donc que l’association anticipe bien sa demande afin de savoir le plus rapidement possible si sa demande a été acceptée ou non, et si oui, pour quel montant.

Pour une demande de subvention exceptionnelle, il n’y a pas de formulaire type, l’association doit déposer sur le site de la ville un courrier de demande explicatif et tous les documents étayant sa demande (descriptif de l’action, budget prévisionnel, autres partenaires…).

Déposer un document complémentaire

Une association qui a déposé une demande de subvention de fonctionnement ou exceptionnelle peut devoir déposer un document supplémentaire pour compléter sa demande. L’association peut le faire, à n’importe quelle moment de l’année, en suivant le lien ci-dessous.

Attention, cette démarche n’est pas prévue pour déposer une nouvelle demande de subvention, il s’agit uniquement de complément(s) pour une demande déjà déposée.

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