Organiser un événement

Une association peut organiser de nombreux types de manifestations : spectacle, braderie, repas, manifestation sportive…

Une des techniques la plus connue et la plus simple à appliquer est celle du QQOQCCP :

• Quoi ? : Quel est l’objet de la manifestation ? Est-ce que le projet a des antécédents ?
• Qui ? : Quel est le public ciblé ? Quel nombre potentiel ? Qui sont les partenaires ?
• Où ? : Où se déroulera la manifestation ? Lieu adapté, gratuit, payant ?
• Quand ? : Quand peut s’organiser la manifestation ? Est-elle amenée à être reconduite ?
• Comment ? : Quelle organisation ? Quels sont les moyens humains, matériels, financiers ? Quelles déclarations (assurances, sécurité, déclaration du personnel…) ?
• Combien ? : Quelles charges sont à prévoir ? Quelles recettes sont attendues ? La trésorerie est-elle suffisante ?
• Pourquoi ? : Quels intérêts ? Quels sont les objectifs attendus ? Quels critères d’évaluation ?

Selon le type d’événement, le lieu où il se déroule, le public attendu…, l’association doit être vigilante aux différentes obligations inhérentes : plan Vigipirate, déclaration SACEM, règles d’hygiène, autorisation d’ouverture d’une buvette, règlementation sur la billetterie, commission de sécurité…

L’association qui dépose une demande peut bénéficier, à titre gratuit dans la limite de deux fois par an, de la mise à disposition d’une salle municipale. Cette demande doit être formulée par écrit, au minimum 2 mois avant, sous forme d’une lettre signée du président de l’association avec indication de la nature de l’événement et des observations particulières, liées à l’organisation (nombre de personnes attendues, exigences particulières…).

Si l’association n’a jamais déposé de dossier de demande de subvention auprès de la Ville, elle devra fournir toutes les pièces administratives justifiant son existence juridique (statut, récépissé de déclaration à la Préfecture, JO, membres du CA/bureau, PV de la dernière AG).

Toute mise à disposition supplémentaire de salle, au cours de l’année, est payante.

Aucune demande ne pourra être considérée comme acceptée tant que la réponse n’a pas été notifiée par écrit à l’association et une convention signée.

Du matériel peut également être demandé à la Ville pour l’organisation des manifestations (tables, chaises…), l’association doit le demander par courrier au moins 2 mois avant.
Pour le prêt de salle et de matériel, une caution pourra être demandée à l’association.